1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist Vamedari (nachfolgend „wir“).
Kontakt: contact@vamedari.de
Weitere Kontaktdaten entnehmen Sie bitte dem Impressum.

2. Arten der verarbeiteten Daten

• Zugriffsdaten: IP-Adresse (gekürzt/anonymisiert, soweit möglich), Datum/Uhrzeit der Anfrage, URL, Referrer-URL, User-Agent
• Kommunikations- und Kundendaten: Name, E-Mail-Adresse, Inhalte von Anfragen (z. B. über das Kontaktformular)
• Nutzungs- und Metadaten: Ereignis-/Protokolldaten, technische Kennungen, Cookie- und ähnliche IDs

3. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung der Website und IT-Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Bearbeitung von Kontaktanfragen und Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; bei Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
• Optionale Reichweitenmessung/Marketing, sofern eingesetzt und eingewilligt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen im Rahmen der Auftragsverarbeitung Dienstleister für Hosting, Wartung, E-Mail-Versand und Sicherheitsdienste ein. Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Für unseren telefonischen Support setzen wir zusätzlich einen KI-Sprachassistenten von xAI (USA) und den Telefoniedienst von Twilio (Twilio Ireland Limited, Dublin, Irland) ein. Einzelheiten finden Sie in Abschnitt 8.

5. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden technisch notwendige Cookies, um grundlegende Funktionen der Website bereitzustellen. Optionale Cookies (z. B. für Statistik/Marketing) setzen wir nur nach Ihrer Einwilligung.

Sie können Ihre Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und Cookies über die Einstellungen Ihres Browsers löschen oder blockieren.

6. Server-Logs

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch Server-Logfiles gespeichert. Diese dienen der Stabilität, Sicherheit und Fehlersuche und werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht oder anonymisiert, sofern keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung von Vorfällen erforderlich ist.

7. Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns per Formular oder E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und etwaiger Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vertragliche/vorvertragliche Kommunikation) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation). Sofern erforderlich, holen wir Ihre Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

8. Telefon-Support mit KI-Assistent

Anrufe bei unserer Support-Hotline nimmt zunächst ein KI-gestützter Sprachassistent entgegen. Er beantwortet Fragen zur Bedienung unserer Software, nimmt Ihr Anliegen auf und verbindet Sie während unserer Geschäftszeiten auf Wunsch mit einem Mitarbeiter. Zu Beginn des Gesprächs weist der Assistent darauf hin, dass das Gespräch transkribiert wird.

Dabei verarbeiten wir Ihre Rufnummer, Ihre Sprache während des Gesprächs, ein Transkript, eine Zusammenfassung Ihres Anliegens und – sofern Ihre Rufnummer bei uns hinterlegt ist – die Zuordnung zu Ihrem Unternehmen als unserem Kunden. Zusammenfassung und Zuordnung speichern wir in unserem Support-System.

Fragen zu den Daten Ihres Unternehmens in unserer Software beantwortet der Assistent nur, wenn Sie im Gespräch einen Support-Code nennen, den Sie zuvor in der Software unter „Kontakt“ abgerufen haben. Der Code gilt 15 Minuten und nur einmal. Nur auf Ihre Frage hin rufen wir dann die für die Antwort nötigen Daten aus Ihrem Konto ab; die Antwort wird über den Sprachassistenten ausgegeben und damit an den Anbieter übertragen.

Sprachassistent und Transkription stellt xAI mit Sitz in den USA bereit, die Telefonverbindung Twilio Ireland Limited, Dublin, Irland, wobei eine Verarbeitung durch die Twilio Inc. in den USA möglich ist. Für die Übermittlung in die USA gilt Abschnitt 10.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Unterstützung im Rahmen des Vertrags oder Ihrer Anfrage) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer schnellen, auch außerhalb der Geschäftszeiten erreichbaren Unterstützung). Wenn Sie nicht mit dem Assistenten sprechen möchten, schreiben Sie uns an support@vamedari.de oder nutzen Sie das Kontaktformular.

Zusammenfassungen und Zuordnungen speichern wir, solange sie für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind, und löschen sie danach im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Aufzeichnung und Transkript beim Anbieter löschen wir, sobald sie für die Bearbeitung und Qualitätssicherung nicht mehr benötigt werden.

9. reCAPTCHA zur Missbrauchsvermeidung

Zum Schutz unserer Formulare nutzen wir Google reCAPTCHA. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Es kann ein Datentransfer an Server der Google LLC in die USA stattfinden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Vermeidung von Missbrauch und Spam (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder – sofern abgefragt – auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen von Google.

10. Drittlandübermittlung

Soweit Daten an Empfänger in Drittländern (z. B. USA, insbesondere beim Telefon-Support nach Abschnitt 8 und bei reCAPTCHA) übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage anerkannter Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüsse wie dem EU-US Data Privacy Framework) oder Ihrer Einwilligung. Details stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

12. Ihre Rechte

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an contact@vamedari.de.

13. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff und unbefugter Offenlegung zu schützen und überprüfen diese regelmäßig.

14. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung bestimmter Daten ist für den Betrieb der Website und die Bearbeitung von Anfragen erforderlich. Ohne diese Daten kann die Nutzung einzelner Funktionen eingeschränkt sein.